Schritt 1 · Zweck
Eine steuerliche Bescheinigung
Der Lohnausweis dokumentiert, welche Leistungen und geldwerten Vorteile einer Person im Zusammenhang mit einem bestehenden oder früheren Arbeitsverhältnis zugeflossen sind. Er bildet damit eine Grundlage für die Steuererklärung und das Veranlagungsverfahren.
Für die beschäftigte PersonSie erhält eine nachvollziehbare Bescheinigung der steuerlich relevanten Leistungen des Kalenderjahres.
Für die SteuerbehördeDer Lohnausweis liefert standardisierte Angaben für die steuerliche Beurteilung.
Für den ArbeitgeberEr erfüllt seine gesetzliche Bescheinigungspflicht mit dem schweizweit einheitlichen Formular 11.
Der Lohnausweis bescheinigt Leistungen – er berechnet nicht die definitive Steuer.
Abgrenzung: Eine Lohnabrechnung erklärt die Auszahlung einer Periode. Der Lohnausweis fasst die steuerlich massgebenden Angaben des Kalenderjahres nach den Regeln der Wegleitung zusammen. Die beiden Dokumente müssen abstimmbar sein, sind aber nicht identisch aufgebaut.
Schritt 2 · Wer stellt ihn aus?
Die Pflicht liegt beim Arbeitgeber
Jeder Arbeitgeber muss seinen Arbeitnehmenden einen Lohnausweis ausstellen. Anzugeben sind sämtliche Leistungen und geldwerten Vorteile, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis zugeflossen sind.
Operative BearbeitungPayroll, HR, Treuhandbüro oder Lohnsoftware können den Lohnausweis vorbereiten und erstellen.
Rechtliche VerantwortungAuch bei ausgelagerter Verarbeitung bleibt der Arbeitgeber für die richtige und vollständige Bescheinigung verantwortlich.
Unterzeichnung: Ort, Ausstellungsdatum, Arbeitgeberanschrift, zuständige Person und Telefonnummer gehören auf den Lohnausweis. Er ist grundsätzlich zu unterzeichnen; bei vollautomatisierter Erstellung darf gemäss Wegleitung auf die Unterschrift verzichtet werden.
Schritt 3 · Formular 11
Ein Formular für mehrere Bescheinigungsarten
Das Formular 11 wird nicht ausschliesslich für den klassischen Monatslohn verwendet. Entscheidend ist, welche Art von Leistung bescheinigt wird.
LohnausweisLeistungen aus unselbstständiger Haupt- oder Nebenerwerbstätigkeit sowie Entschädigungen an Mitglieder von Verwaltungs- und Leitungsorganen.
RentenbescheinigungRentenleistungen, insbesondere aus der beruflichen Vorsorge. Vorsorgeeinrichtungen verwenden das Formular 11 oder ein inhaltlich entsprechendes eigenes Formular.
Leistungen der ALVDas Formular kann auch zur Bescheinigung bestimmter Ersatzeinkommen der Arbeitslosenversicherung eingesetzt werden.
Nicht für alles geeignetFür Kapitalleistungen der Vorsorge bestehen besondere Meldeformulare. Vor der Ausstellung ist deshalb zuerst die Leistungsart zu bestimmen.
Schritt 4 · Massgebende Periode
Die Lohnperiode bestimmt die Version
Massgebend ist das Kalenderjahr, für das die Lohnzahlungen bescheinigt werden. Deshalb bleiben Wegleitung und FAQ 2026 auch dann relevant, wenn der Lohnausweis erst Anfang 2027 erstellt wird.
Löhne 2026Es gelten die für die Steuerperiode 2026 publizierte Wegleitung und die dazugehörigen FAQ.
Löhne 2027Die Ausgabe 2027 wird verwendet, sobald sie offiziell publiziert ist. Bis dahin darf eine künftige Fassung nicht vorweggenommen werden.
Nicht das Druckdatum, sondern die bescheinigte Lohnperiode entscheidet.
Ausstellung: Der Lohnausweis wird grundsätzlich jährlich erstellt. Bei Wegzug ins Ausland oder Tod ist er gemäss Wegleitung sofort auszustellen. Er umfasst alle im betreffenden Kalenderjahr zugeflossenen Leistungen.
Schritt 5 · Adressaten
Arbeitnehmende und teilweise auch der Kanton
Der Lohnausweis ist für die beschäftigte Person bestimmt. Zusätzlich verlangen einzelne Kantone eine direkte Zustellung durch den Arbeitgeber an die kantonale Steuerverwaltung.
ImmerDer Arbeitgeber stellt der beschäftigten Person den Lohnausweis zur Verfügung.
Kantonal prüfenOb zusätzlich eine direkte Übermittlung an die Steuerverwaltung erforderlich ist, richtet sich nach den Vorgaben des betreffenden Kantons.
Stand Wegleitung 2026: Eine direkte Zustellung wird für Basel-Stadt, Bern, Freiburg, Jura, Neuenburg, Solothurn, Waadt und Wallis genannt; im Kanton Luzern ist sie freiwillig. Diese Liste ist vor jedem neuen Deklarationsjahr zu überprüfen.
Fachliche Auskünfte: Für konkrete Fragen zum Ausfüllen ist die kantonale Steuerbehörde zuständig. Die Wegleitung enthält im Anhang die Kontaktstellen aller Kantone.
Schritt 6 · Verantwortung
Richtig, vollständig und nachvollziehbar
Die Daten stammen typischerweise aus Lohnbuchhaltung, Personalstamm, Spesenverwaltung, Versicherungsabrechnungen und Nebenleistungssystemen. Vor der Ausstellung müssen diese Quellen zusammengeführt und abgestimmt werden.
Lohnkonten abschliessen
Alle Perioden und Nachträge erfassen.
Nebenleistungen prüfen
Fahrzeug, Verpflegung, Beteiligungen und weitere Vorteile einbeziehen.
Abzüge abstimmen
Sozialversicherungen und berufliche Vorsorge kontrollieren.
Bescheinigung prüfen
Personalien, Zeitraum, Beträge und Bemerkungen plausibilisieren.
Pflichtverletzung: Wer einen Lohnausweis nicht oder falsch ausfüllt, kann nach den in der Wegleitung genannten gesetzlichen Grundlagen bestraft und/oder haftbar gemacht werden. «Die Software hat es so erstellt» ersetzt deshalb keine fachliche Kontrolle.
Schritt 7 · Arbeitsgrundlagen
Mit den Originalquellen arbeiten
Wegleitung und FAQ ergänzen sich: Die Wegleitung erklärt das Formular systematisch; die FAQ behandeln wiederkehrende Praxisfragen und werden bei Rechts- oder Praxisänderungen angepasst.
Ausbildungsunterlage, nicht rechtsverbindlich. Massgebend sind die für die betreffende Steuerperiode publizierte Wegleitung, die FAQ und die Auskünfte der zuständigen kantonalen Steuerbehörde.