Deklarationen und Lohnausweis · Ziffer 13

Spesenvergütungen und Weiterbildung

Ziffer 13 besteht aus sechs einzeln zu beurteilenden Unterfeldern. Effektive Spesen, Pauschalspesen und Beiträge an Aus- und Weiterbildung dürfen nicht miteinander vermischt werden.

13

Nicht im Bruttolohn enthalten

Echter Spesenersatz vergütet dienstlich verursachte Auslagen und gehört deshalb nicht zum Bruttolohn in Ziffer 8.

13.1 · Effektive SpesenErstattung gegen Beleg oder zulässige Einzelfallpauschale für eine konkrete dienstliche Ausgabe.
13.2 · PauschalspesenRegelmässiger Pauschalbetrag für einen Zeitraum; immer betragsmässig anzugeben.
13.3 · WeiterbildungBeiträge des Arbeitgebers für berufsorientierte Aus- und Weiterbildung einschliesslich Umschulung.
Keine Spesen: Entschädigungen für Auslagen vor oder nach der eigentlichen Arbeitstätigkeit – beispielsweise Arbeitsweg oder privater Lagerraum – sind Berufskostenentschädigungen und grundsätzlich zum Bruttolohn zu addieren.
Begriff nicht verwechseln: Eine zulässige Einzelfallpauschale für eine konkrete Reise oder Mahlzeit zählt zu den effektiven Spesen. Eine monatliche Auto- oder Repräsentationspauschale zählt zu den Pauschalspesen.
13.1.1

Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen

Hier erscheinen geschäftlich veranlasste Reiseauslagen, Verpflegung, Übernachtungen und Kundeneinladungen.

CHF 35effektives Mittag- oder Abendessen in der Regel maximal
CHF 30Einzelfallpauschale für eine Hauptmahlzeit maximal
CHF 0.75pro Kilometer mit dem Privatfahrzeug maximal
CHF 20Tagespauschale für Kleinspesen maximal
Vorgaben vollständig erfüllt → Kreuz bei 13.1.1 genügt, kein Betrag nötig
Dazu müssen unter anderem Übernachtungen und öffentliche Verkehrsmittel gegen Beleg, Kundeneinladungen gegen Originalquittung und die genannten Höchstansätze eingehalten werden. Die Pauschalen setzen eine tatsächliche Reisetätigkeit voraus.
Wenn die Vorgaben nicht erfüllt sind: kein Kreuz setzen, sondern die effektiv vergüteten Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen betragsmässig angeben.
13.1.2

Übrige effektive Spesen

Hier müssen Art und Betrag angegeben werden.

Externer ArbeitsplatzEffektiv gegen Beleg vergütete Kosten für Homeoffice, Co-Working-Space oder Büroinfrastruktur mit dem Text „Spesen für externen Arbeitsplatz“.
ExpatriatesEffektiv vergütete besondere Berufskosten nach ExpaV mit dem Text „Berufsauslagen für Expatriates“, sofern kein entsprechendes Ruling den Ausweis ersetzt.
13.1.2 verlangt immer eine Bezeichnung der Spesenart und den dazugehörigen Gesamtbetrag.
13.2.1

Pauschale Repräsentationsspesen

Regelmässige Pauschale für Kleinspesen und repräsentative Auslagen.

Typische EmpfängerLeitende Angestellte oder Aussendienstpersonal mit regelmässigen repräsentativen Aufgaben.
Typische AuslagenKleinspesen – in der Regel Einzelauslagen unter CHF 50 – sowie beispielsweise private Einladungen zu Hause.
Der volle Pauschalbetrag ist immer einzutragen – auch bei einem genehmigten Spesenreglement. Die Pauschale muss ungefähr den effektiven Auslagen entsprechen.
13.2.2

Pauschale Autospesen

Für Mitarbeitende, die ihr Privatfahrzeug häufig geschäftlich einsetzen.

VoraussetzungHäufiger geschäftlicher Gebrauch des Privatwagens, in der Regel mehrere tausend Kilometer pro Jahr.
DeklarationDer ausbezahlte Jahrespauschalbetrag wird vollständig in Ziffer 13.2.2 eingetragen.
Plausibilität: Auch die Autopauschale muss ungefähr den effektiven geschäftlichen Auslagen entsprechen. Eine beliebige zusätzliche Lohnzahlung wird durch die Bezeichnung „Autospesen“ nicht zu steuerfreiem Spesenersatz.
13.2.3

Übrige Pauschalspesen

Für Pauschalspesen, die weder Repräsentation noch Auto betreffen.

Art angebenBeispielsweise „Kostenbeteiligung externer Arbeitsplatz“ oder „Telefonpauschale“.
Summe angebenBei mehreren Leistungen werden die Arten bezeichnet und der Gesamtbetrag im Betragsfeld eingetragen.
Nicht hier: Pauschal vergütete besondere Berufskosten von Expatriates gehören gemäss ExpaV mit der Bemerkung „Pauschalspesen Expatriates“ in Ziffer 2.3 und damit zum Bruttolohn.
13.3

Beiträge für Aus- und Weiterbildung

Berufsorientierte Aus- und Weiterbildung einschliesslich Umschulungskosten.

An Arbeitnehmer vergütetWird der Betrag der arbeitnehmenden Person erstattet, ist er in Ziffer 13.3 anzugeben.
Rechnung auf ArbeitnehmerIst die Rechnung auf den Namen der arbeitnehmenden Person ausgestellt, muss die Vergütung immer bescheinigt werden.
Direkt an BildungsinstitutVergütungen, die der Arbeitgeber direkt an einen Dritten bezahlt und deren Rechnung nicht auf den Arbeitnehmer lautet, werden nicht angegeben.
Ziffer 13.3 ist trotz ihrer Position keine Spesenpauschale. Das Feld schafft Transparenz über vom Arbeitgeber finanzierte berufsorientierte Bildung.

Grundlage: Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises 2026, Rz 49–61.

Alle Unterfelder der Ziffer 13

A
Lohnausweis
B
Rentenbescheinigung
C
AHV-Nr.
Geburtsdatum
F Unentgeltliche Beförderung
D
Jahr
2026
E   Beschäftigungsdauer
von
bis
G Kantinenverpflegung / Lunch-Checks
H
Name und Adresse der lohnempfangenden Person
Beträge in ganzen Franken
1.
Lohn
8.
Bruttolohn total
9.
Beiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV
10.
Berufliche Vorsorge – 2. Säule
11.
Nettolohn
12.
Quellensteuerabzug
13.
Spesenvergütungen (nicht im Bruttolohn enthalten)
13.1
Effektive Spesen
13.1.1
X
Reise, Verpflegung, Übernachtung
13.1.2
Spesen für externen Arbeitsplatz
1'200
13.2
Pauschalspesen
13.2.1
Repräsentation
3'600
13.2.2
Auto
6'000
13.2.3
Telefonpauschale
600
13.3
Beiträge für berufsorientierte Aus- und Weiterbildung
2'400
14. Weitere Gehaltsnebenleistungen
15. Bemerkungen
I   Ort und Datum
Arbeitgeber – Bestätigung

Gelb markiert: Ziffer 13 mit allen sechs Unterfeldern. Bei 13.1.1 zeigt das Kreuz die Einhaltung der Vorgaben; die übrigen Beispiele werden einzeln bezeichnet und/oder beziffert.