Naturalleistungen und Geschenke

Drei Grundlagen abgleichen – nicht gleichsetzen

In der Lohnpraxis suchen wir eine möglichst einheitliche Bewertung. WML, Lohnausweis-Wegleitung und Quellensteuer verweisen teilweise ausdrücklich aufeinander. Trotzdem beantwortet jedes Regelwerk eine andere Frage.

KS 45 Ziff. 3.2.6 verweist für Geschäftswagen auf die Lohnausweis-Wegleitung. Ziff. 3.2.7 verweist für Kost und Logis auf das Merkblatt N2. Die aktuelle Fassung der referenzierten Regeln ist entscheidend, nicht ein alter Wert aus früheren Schulungsunterlagen.

Kost und Logis: die festen Ansätze

Für Verpflegung und Unterkunft im Betrieb beziehungsweise im Hausdienst gelten die folgenden AHV-Ansätze. Ein ganzer Monat wird mit 30 Tagen gerechnet.

Der Gesamtansatz beträgt mindestens CHF 33.00 pro Tag. Werden nur einzelne Leistungen gewährt, sind die entsprechenden Teilansätze anzuwenden. Nicht bezogene Mahlzeiten nicht pauschal als Vollverpflegung erfassen.

Die Regeln gelten auch im Hotel- und Gastgewerbe sowie grundsätzlich bei Essen während einer Betreuungstätigkeit, etwa in einer Kita oder einem Heim. Beruflich veranlasste Auswärtsspesen sind davon zu unterscheiden.

Kost und Logis für Angehörige und Kinder

Erhalten neben der angestellten Person auch deren Angehörige kostenlose Verpflegung oder Unterkunft, ist deren Vorteil ebenfalls beim Lohn der angestellten Person zu berücksichtigen. Allein die Tatsache, dass jemand Kinder hat, löst keine Aufrechnung aus: Die Angehörigen müssen die Leistung tatsächlich erhalten.

ESTV-Merkblatt N2: Monatsansätze bei 30 Tagen

Alle Beträge in CHF. Altersgruppen nach Merkblatt N2; massgebend ist dort das Alter zu Beginn des Bemessungsjahres. *Die steuerliche Altersbezeichnung ersetzt nicht die AHV-Regel: Rz 2077 unterscheidet Minderjährige und Erwachsene. Beim Erreichen der Volljährigkeit die Bewertung prüfen.

Bei mehr als drei Kindern sieht N2 einen Abzug vom gesamten Kinderansatz vor: vier Kinder 10 %, fünf Kinder 20 %, sechs oder mehr Kinder 30 %. Für besondere Personengruppen, etwa Direktoren und Geranten von Gastgewerbebetrieben, enthält das Merkblatt eigene Verweise. Deshalb auch die Fussnoten lesen.

Originaltabelle beim Bund öffnen · Merkblatt N2, PDF-Seite 15. Der Name «N2/2007» bezeichnet das Merkblatt; es wird weiterhin in der aktuellen Lohnausweis-Wegleitung referenziert. Die anderen, historischen Steuerwerte im verlinkten Sammeldokument sind nicht Teil dieser Lerneinheit.

Im Bruttolohn enthalten – oder zusätzlich gewährt?

Zahlt die angestellte Person eine Miete, wird sie anerkannt, wenn sie nicht erheblich vom ortsüblichen Mietwert abweicht. Vertrag, Wohnungsumfang und Eigenleistung müssen daher bekannt sein.

PW: Privatnutzung eines Geschäftswagens

Darf ein Geschäftswagen auch privat genutzt werden, entsteht grundsätzlich ein bewertbarer Vorteil. WML Rz 2079 verweist für die AHV-Bewertung des Privatanteils auf die direkte Bundessteuer.

Der Standardfall setzt voraus, dass der Arbeitgeber die Fahrzeugkosten trägt; lediglich Treibstoffkosten für grössere private Fahrten können bei der angestellten Person verbleiben. Zum Kaufpreis gehören Sonderausstattungen. Bei Leasing ist der entsprechende Barkaufpreis massgebend, nicht die monatliche Leasingrate.

Steuerliche Ergänzung: Kanton Zürich: Privatanteil Geschäftswagen und Sonderfälle. Die Deklaration im Lohnausweis ist zusätzlich zu prüfen.

Luxusanteil: kantonale Praxis und AHV sauber trennen

Bei teuren Geschäftswagen kann die kantonale Steuerpraxis einen erhöhten Privat- beziehungsweise Luxusanteil verlangen. Es gibt dafür keine hier pauschal anwendbare schweizweite Luxusgrenze. Kanton, Personengruppe und konkrete steuerliche Einordnung müssen feststehen.

Nach dieser Zürcher Regel werden 10.8 % im Lohnausweis erfasst; der darüber hinausgehende Luxusanteil wird dem Gesellschafter in Rechnung gestellt oder seinem Kontokorrent belastet. Unterbleibt dies, kann Beteiligungsertrag statt Arbeitslohn vorliegen. Dieses Beispiel ist nicht als Tabelle für alle Arbeitnehmenden und Kantone gedacht.

Naturalgeschenke: Jahresgrenze statt Bauchgefühl

Für übliche Naturalgeschenke zu besonderen Ereignissen und einmalige Auszeichnungen sieht die WML eine Ausnahme vor. Entscheidend sind der Anlass, die Form und die gesamten Geschenkwerte pro Person und Jahr.

Bargeschenke fallen nicht unter diese Naturalgeschenk-Ausnahme; sie gelten als Gratifikation. Bei Gutscheinen oder gemischten Leistungen zuerst die tatsächliche Ausgestaltung prüfen und Zweifelsfälle mit der Ausgleichskasse klären.

Seit 2026 beträgt die Grenze CHF 600.00. Ältere Unterlagen mit CHF 500.00 nicht ungeprüft übernehmen.

Goldvreneli: Nennwert ist nicht der Geschenkewert

Auf einem 20er-Goldvreneli steht «20 Franken». Dieser Nennwert ist für die AHV-Bewertung des Geschenks nicht massgebend. WML Rz 2158 nennt Gold- und Silbergeschenke einschliesslich Münzen und Barren ausdrücklich als Naturalgeschenke und stellt auf die Gestehungskosten des Arbeitgebers ab.

Für den Lohnausweis gilt grundsätzlich der Markt-/Verkehrswert gemäss Rz 19, unter Beachtung der Geschenkregel in Rz 72. Bei älteren Beständen können Buchwert, Gestehungskosten und Marktwert auseinanderfallen; den Bewertungsnachweis prüfen und nicht automatisch den Nennwert oder einen alten Buchwert übernehmen.

REKA-Checks: Rabatt und Geschenk unterscheiden

Die frühere ausdrückliche REKA-Regel in der WML wurde durch die allgemeinere Regel für Vergünstigungen auf Drittleistungen ersetzt. REKA bleibt ein gutes Praxisbeispiel. Heute heisst das frühere REKA-Check-Angebot Reka-Pay; die konkrete Geldform und Verwendung bleiben entscheidend.

Es geht um den Arbeitgeberrabatt, nicht um das gesamte bezogene Guthaben. Vergünstigungen auf Drittleistungen sind für diese Jahresgrenze zusammenzurechnen; nicht je Anbieter einen neuen Freibetrag eröffnen.

Gratis abgegebenes REKA-Guthaben ist keine 20%-Vergünstigung. Es ist grundsätzlich im vollen Wert zu beurteilen. Eine Ausnahme kann die übliche Naturalgeschenkregel sein, beispielsweise für ein Weihnachtsgeschenk innerhalb der gesamten Jahresfreigrenze. Ein wiederkehrender Lohnbestandteil wird durch die Bezeichnung «Geschenk» nicht beitragsfrei.

Reka-Lunch dient der Verpflegung und wird auf der folgenden Seite mit Lunch-Checks behandelt. Die Regeln für Reka-Pay nicht einfach darauf übertragen.

Lunch-Checks und Verpflegungsguthaben

Lunch-Checks werden weiterhin ausdrücklich in WML Rz 3007 genannt. Die Regel erfasst auch andere Gutscheine für Restaurants und Essenslieferungen. Reka-Lunch ist ein entsprechendes Verpflegungsangebot; Reka-Pay ist davon zu unterscheiden.

Bei Überschreitung ist der über CHF 180.00 liegende Teil in jedem Fall massgebender Lohn. Die Monatsgrenze darf nicht frei zwischen Monaten verschoben werden. Eine bar ausgerichtete Mittagessenzulage ist kein Lunch-Check und wird dadurch nicht beitragsfrei.

Die übrigen Voraussetzungen und die tatsächliche Ausgestaltung des Angebots prüfen. Im Lohnausweis regeln Rz 10 und 18 auch den Bezug zur Kantinenverpflegung. Der steuerliche Verpflegungskostenabzug der Mitarbeitenden ist eine andere Frage als die Lohnabrechnung.

Nicht jedes Jubiläum ist dasselbe

Weitere Ereignisse haben eigene Regeln: Hochzeits- und Eintragungsgeschenke werden in Rz 2156 behandelt. Für bestimmte bestandene berufliche Prüfungen nennt Rz 2157 höchstens CHF 600.00 je Prüfung; diese Regel kann Geld- und Naturalleistungen erfassen. Deshalb ist «Geld ist immer pflichtig» ausserhalb der allgemeinen Geschenkregel ebenfalls zu pauschal.

Bestandene berufliche Prüfung: auch Bargeld ist möglich

Eine Geldprämie für eine bestandene berufliche Prüfung ist ein wichtiger Sonderfall. WML Rz 2157 erlaubt unter den genannten Voraussetzungen eine beitragsfreie Anerkennung in Geld oder in natura.

Erfasst sind Lehrabschlussprüfungen und gleichartige Prüfungen sowie Zwischen- und Hauptprüfungen einer beruflichen Weiterbildung. Beispielsweise kann die Anerkennung für eine bestandene eidgenössische Berufsprüfung darunterfallen. Eine blosse Teilnahmebestätigung oder das Kursende allein genügt nicht.

Davon zu trennen ist die Erstattung tatsächlicher berufsorientierter Kurs- und Prüfungskosten. Dafür gelten eigene Regeln, unter anderem Lohnausweis Rz 61 und FAQ 13.4. Prüfungsnachweis, Anlass und Betrag der Anerkennung separat dokumentieren.

Betriebliche Vergünstigungen und Behördenvereinbarungen

Gerade bei grösseren Unternehmen mit umfangreichen Personalvergünstigungen können schriftliche Regelungen beziehungsweise Vorabklärungen mit den zuständigen Behörden bestehen. Solche betriebsspezifischen Grundlagen müssen vor der Einrichtung oder Änderung der Lohnarten beschafft und geprüft werden.

Eine schriftlich bestätigte Beurteilung ist innerhalb ihres sachlichen und zeitlichen Geltungsbereichs zu beachten. Sie ist keine beliebige Ausnahme vom Gesetz. Ändern sich Sachverhalt, Angebot oder Rechtslage, ist zu prüfen, ob eine erneute Bestätigung nötig ist.

Praktisch gehört zur Lohnart eine kurze Dokumentation: Leistung, Bewertung, AHV-/Steuerbehandlung, Fundstelle der Behördenbestätigung und Datum der letzten Prüfung. Bei strittiger AHV-Behandlung eine schriftliche Klärung mit der Ausgleichskasse einholen.

Vom Bruttolohn zur tatsächlichen Auszahlung

Dieses vollständig gelöste Beispiel zeigt unser gewohntes Lohnabrechnungsraster. Naturalleistungen gehören zuerst in den Bruttolohn und werden nach dem Nettolohn wieder verrechnet, damit sie nicht zusätzlich bar ausbezahlt werden.

Ausgangslage

• Monatslohn CHF 5'000.00, ganzer Monat. Die erwachsene Person ist ordentlich AHV-/ALV-pflichtig, unter dem Referenzalter und arbeitet 40 Stunden pro Woche. Kein Freibetrag und keine Quellensteuer.
• Geschäftswagen zur privaten Nutzung während des ganzen Monats: Kaufpreis inklusive Zubehör und 8.1 % MWST CHF 54'050.00. Keine Eigenbeteiligung, keine Luxuskorrektur; pauschale Bewertung.
• Ein gewöhnliches Bargeschenk von CHF 1'000.00 wird mit dieser Abrechnung ausbezahlt. Keine besondere Ausnahme wie eine Prüfungsprämie.
• Ein Einkaufsgutschein über CHF 1'000.00 wurde bereits ausgehändigt; Anschaffungskosten und Wert jeweils CHF 1'000.00. Kein Sonderanlass mit eigener Ausnahme. Der Gutschein ist vollständig beitragspflichtig, nicht nur der Betrag über CHF 600.00.
• Erster verbilligter REKA-Kauf im Kalenderjahr: Die Person erhält CHF 1'000.00 REKA-Geld für CHF 800.00. Bisher keine weiteren unter die 20-%-/CHF-600-Regel fallenden Drittvergünstigungen; keine weiteren solchen Bezüge in diesem Monat. Die CHF 800.00 werden über den Lohn bezahlt.

Versicherungsvorgaben für dieses Beispiel: AHV/IV/EO 5.30 %, ALV 1.10 %, NBU 1.00 %, KTG 0.50 %; BVG gemäss Kassenmeldung CHF 300.00. Die ALV-/NBU-Abgrenzung ergibt in diesem Fall die volle Basis von CHF 7'450.00; keine Überhänge aus Vormonaten. Die KTG-Police schliesst alle hier aufgerechneten Lohnbestandteile ein. Der gemeldete BVG-Abzug bleibt unverändert. NBU und KTG sind angenommene Vertragssätze; BU bezahlt der Arbeitgeber. Beiträge auf CHF 0.05 runden.

Warum stehen diese Beträge genau dort?

1. Brutto: CHF 5'000.00 + CHF 450.00 + CHF 1'000.00 + CHF 1'000.00 = CHF 7'450.00. Das gewöhnliche Bargeschenk ist Lohn. Beim Gutschein überschreitet der gesamte Geschenkewert die Freigrenze, deshalb werden CHF 1'000.00 aufgerechnet.
2. Nettolohn: CHF 7'450.00 − CHF 888.55 Arbeitnehmerabzüge = CHF 6'561.45. Das ist noch nicht der Betrag für das Bankkonto.
3. Korrektur PW und Gutschein: CHF 450.00 beziehungsweise CHF 1'000.00 wurden bereits als Nutzung und Gutschein gewährt. Die Gegenbuchungen vermindern nur die Auszahlung – nicht nochmals die Versicherungsbasen. Für das Bargeschenk gibt es keine Gegenbuchung: Es wird erst jetzt mit dem Lohn ausbezahlt.
4. REKA-Kauf: CHF 1'000.00 − CHF 800.00 = CHF 200.00 Arbeitgebervergünstigung, also 20 %. Die jährliche Grenze von CHF 600.00 ist mit diesem ersten Bezug noch nicht ausgeschöpft. Daher wird oben weder der REKA-Wert von CHF 1'000.00 noch der Rabatt von CHF 200.00 als pflichtiger Lohn aufgerechnet. Unten steht nur der vereinbarte Kaufpreis von CHF 800.00 als persönlicher Abzug.
5. Auszahlung: CHF 6'561.45 − CHF 450.00 − CHF 1'000.00 − CHF 800.00 = CHF 4'311.45. Gegenprobe: CHF 5'000.00 Barlohn + CHF 1'000.00 Bargeschenk − CHF 888.55 Beiträge − CHF 800.00 REKA-Kauf.

Gelöstes Theoriebeispiel mit festen Fallannahmen. Jetzt die vier aufbauenden Übungen bearbeiten. Für die Praxis KTG-Police, BVG-Kassenmeldung und steuerliche Deklaration separat prüfen.